Le temps c’est de l’argent, dit-on. Cette assertion prise au sens propre comme au sens figuré s’explique et se comprend aisément par tout le monde. Personne n’aime rentrer tard du boulot chaque fois, se rendre compte chaque soir qu’il n’a pas éliminé la moitié des tâches à effectuer, avoir des dossiers qui trainent sur son bureau pendant des jours, se rendre compte qu’on a oublié d’honorer tel ou tel rendez-vous parce qu’on avait des choses à faire simultanément, etc.
Bien gérer son temps est donc synonyme de plus d’efficacité, de plus de productivité et permet de réduire le stress. Mais comment s’y prendre ? Comment maitriser son temps afin d’être plus efficace, plus productif, mais aussi plus serein ? Dans ces quelques lignes, La Woman Mag vous présente des astuces et conseils pour une meilleure maitrise de votre temps.
Lire et mettre en pratique les éléments de cet article ne peut qu’être bénéfique pour vous.
L’importance d’une bonne gestion de son temps
Les avantages à savoir maitriser son temps ont de multiples impacts et sont nombreux :
- gagner en efficacité et en productivité : un travail mieux structuré, des temps de pause, une vision plus éclairée des tâches et échéances, etc. ;
- se dégager du temps libre : que ce soit pour être mieux à l’écoute de vos collaborateurs, vous formez, pour votre entourage, ou simplement pour souffler et prendre l’air ;
- se libérer d’une dose de stress : un esprit libéré du poids des incertitudes, une charge mentale diminuée.
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Gestion du temps : principes de base
Être organisé
Planifiez vos tâches correctement, veillez à ce que votre travail soit structuré efficacement et votre bureau rangé de façon ergonomique et logique pour vous est une première étape vers une gestion fine du temps.
Se fixer des objectifs personnels
Les objectifs permettent d’avancer tout en maintenant le cap fixé. Ils offrent cet avantage de pouvoir aisément et précisément savoir où on en est et ce qu’il reste à accomplir. Utilisez la méthode S.M.A.R.T. pour vous fixer des objectifs : Simples, Mesurables, Acceptables, Réalistes et Temporellement définis. Vous pouvez ainsi vous fixer des objectifs hebdomadaires, mensuels ou même quotidiens afin d’articuler plus adéquatement le temps à votre disposition.
Décomposez vos tâches en problèmes simples
Faire face à un problème compliqué nécessite beaucoup de temps et d’énergie, sans compter le stress. Essayez au contraire de décomposer le problème en différentes tâches planifiées, en une sorte de processus facile à comprendre et à suivre. Si vous faites face à une tâche particulièrement lourde, segmentez-la en petites opérations automatiques quotidiennes ne nécessitant pas une consommation trop intensive de ressources.
Définir ses priorités
Prioriser permet de gérer son temps de manière plus efficace. De nombreuses méthodes sont à votre disposition pour clarifier vos priorités : identifier les tâches à accomplir, analyser le degré d’urgence et d’importance, agir adéquatement, faire un point régulier.
Ne plus procrastiner
Reporter quelque chose que l’on peut faire sur le moment est un réel frein à l’action qui peut avoir des conséquences non négligeables en termes de productivité et de respect des délais. C’est également une source de tensions, de démotivation, de frustration et concourt finalement à alourdir la charge mentale. Il est vrai que parfois procrastiner est inévitable, mais n’en faites pas une habitude.
Savoir dire non
Être à même d’exprimer un refus est une compétence clé. Non seulement cela permet de s’affirmer et se faire respecter, mais cela évite également de se laisser submerger par des tâches qui ne nous incombent pas ou pourraient être déléguées.
Augmenter sa capacité de concentration
Être pleinement à ce que l’on fait est un gage d’efficacité. Savoir se concentrer permet d’évacuer momentanément les soucis et autres tracas, faire abstraction des bruits et distractions environnantes pour s’ancrer totalement dans le moment présent et ainsi gagner en productivité.
Prendre des pauses
Un individu n’étant pas en capacité de rester concentré efficacement pendant des journées entières, prendre le temps de faire une pause, prendre l’air, respirer est tout sauf contre-productif. Bien au contraire, les pauses permettent de diminuer le stress et oxygéner le cerveau.
Méthodes de gestion du temps
La méthode GTD
Le Getting Things Done ou l’art de faire en sorte que les choses se fassent est une méthode globale de gestion du temps qui s’articule en 5 points :
- collecter : identifier les tâches à accomplir,
- traiter : analyser la nécessité d’action,
- organiser : orchestrer selon le degré d’importance, d’urgence,
- réviser : suivre l’état d’avancement,
- agir en fonction des options précédemment retenues.
Faire une To-do list
La To do list ou liste des choses à faire est un outil relativement simple à mettre en place pour celles et ceux qui savent s’y tenir. Le principe étant de ne pas surcharger, rester succinct tout en étant clair et précis. Il s’agit de
- listerles actions à mener, les tâches à accomplir,
- affecter une prioritépour chacune,
- classeren hiérarchisant selon une priorité définie.
La matrice Eisenhower
Cette méthode simple permet de réfléchir et prendre un certain recul quant aux différentes tâches à accomplir. Elle se présente sous la forme d’un modèle divisé en 4 quadrants correspondant chacun à un degré d’importance et d’urgence spécifique :
- les tâches importantes et urgentes qui seront à traiter prioritairement,
- les éléments importants, mais non urgents qui devront être planifiés,
- les items non importants, mais urgents qui devront être traités immédiatement ou délégués,
- les tâches non importantes et non urgentes dont le traitement sera abandonné ou mis de côté.
L’astuce des codes couleurs dans l’agenda
Les codes couleur sont un moyen efficace de créer un équilibre et de différencier tous les éléments que vous avez planifiés dans votre agenda. Par exemple, utilisez le rouge pour toutes les tâches liées au travail, l’orange pour les tâches créatives, le jaune pour le sport, les loisirs ou la santé, le vert pour les événements personnels, le bleu pour les activités qui demandent de la concentration, etc. Cette méthode d’organisation vous évitera le sentiment d’être submergé.
Quelques outils complémentaires pour vous
Il existe des outils disponibles à vous aider pour mieux organiser son temps :
- L’agenda papier :c’est une valeur sûre, mais plus difficile à organiser,
- Les applications d’agenda, dontGoogle Agenda, Microsoft Calendar. Ces applications vous permettent d’ajouter des éléments et de gérer votre agenda n’importe où et quand,
- Les logiciels de suivi du temps,
- Les applications de prise de notes,
- Les applications de listes de choses à faire.
Il n’existe pas de recette miracle en matière de gestion du temps. Il vous revient de trouver la méthode qui vous convient ou même d’adapter une méthode à vos besoins. Cependant une bonne gestion du temps requiert une discipline et une rigueur envers soi-même.
N’hésitez pas également à demander à des gens qui semblent être de bons modèles leurs astuces pour vous en inspirer.
En termes d’outils, vous trouverez sur le net des formations sur la maitrise du temps. C’est le cas de la formation de 3 mois pour optimiser votre productivité par une bonne gestion du temps offerte par live mentor.
Références
https://www.manager-go.com/efficacite-professionnelle/gestion-du-temps.htm
https://www.creerentreprise.fr/mieux-organiser-son-temps/
https://www.skills4all.com/limportance-dune-bonne-maitrise-du-temps-de-travail/
